Come essere più produttivi: i 7 pilastri dell’efficienza

Il successo non si improvvisa. È impossibile affermarsi senza sacrificio, impegno, determinazione e, soprattutto, in mancanza di una straordinaria capacità di focalizzarsi sul proprio lavoro e sui propri obiettivi. Imprenditori, manager, professionisti di vario genere, sportivi, attori: tutti concordano su dei punti fondamentali, su precetti indispensabili che hanno guidato le loro ambizioni. Esistono infinite variabili che possono influenzare il percorso di ciascuno ma, in assenza della giusta predisposizione, la strada verso il fallimento è già segnata in partenza. Se il punto di arrivo è oscuro (e di certo non esistono guide “magiche” per illuminarlo), seguire alcune regole di base può aiutare a chiarire alcuni aspetti spesso trascurati. Vediamo come.

#1 INIZIA E FINISCI BENE LA GIORNATA

Iniziare bene la giornata permette di gestire lo stress durante l’orario di lavoro, finirla nel migliore dei modi aiuta a iniziare positivamente quella successiva. È un processo che si autoalimenta e che darà i suoi frutti nel medio-lungo periodo, per cui occorre stabilire delle abitudini fondamentali da mantenere e seguire scrupolosamente. La più importante di queste abitudini è quella di regolare accuratamente le ore di sonno e quelle immediatamente successive al risveglio: dormire bene, per un numero di ore adeguato e iniziare la giornata in maniera progressiva sono consigli che si sentono spesso e che altrettanto spesso vengono ignorati. Cosa significa? Significa impegnarsi a non compiere dei gesti usuali, apparentemente innocenti ma che rischiano di pregiudicare l’umore. Per esempio, è consigliabile evitare di accendere il telefono per scorrere e-mail, social e notifiche appena spenta la sveglia: è un eccesso di input che, assorbito nei primi minuti di veglia, non rende più attivi ma solo più frenetici e, a volte, decisamente nervosi. Lo stesso, andrebbe fatto prima di andare a dormire: quante volte è successo di innervosirsi, per poi rigirarsi nel letto senza riuscire a prendere sonno?

#2 CURA IL CORPO E LA MENTE

È una diretta conseguenza del punto precedente: una buona condizione psico-fisica si ottiene combattendo lo stress accumulato durante il giorno o riducendo i carichi a intervalli programmati. Mangiare bene e con regolarità, fare attività fisica a fine giornata o in pausa pranzo, uscire con amici o colleghi senza rientrare in casa a orari improbabili, leggere, ascoltare musica o guardare un film sono tutti ottimi modi per svagarsi e ricaricare le energie. In poche parole: stabilire delle “fughe” dal lavoro per dedicare del tempo a ciò che ci fa stare bene è importante tanto quanto programmare e gestire gli impegni.

#3 IMPONITI DI ELIMINARE LE DISTRAZIONI

La produttività è questione di impegno e si massimizza solo con l’esperienza. Imparare a organizzare il proprio tempo è un processo lungo e che non si acquisisce in una manciata di giorni, ma capire in che modo gestire le mail, i social e le pause nell’arco della giornata segnerà una svolta decisiva. Il primo passo è stabilire dei momenti precisi in cui prendere una pausa e distrarsi, imponendo a se stessi di tornare al lavoro e concentrarsi esclusivamente su ciò ce si sta facendo.
La curva della produttività, infatti, dipende dal grado di concentrazione raggiunto: di regola, cresce in maniera lenta ma costante ed entra a pieno regime dopo circa mezz’ora. Da ciò si deduce che prendersi una pausa ogni venti minuti significa dover ricominciare ogni volta da capo mentre, al contrario, stabilire degli intervalli di lavoro continuativo di circa un’ora o un’ora e mezza aiuta a sfruttare al meglio la concentrazione senza fatiche ulteriori.

#4 INDIVIDUA LE NECESSITÀ, CONCENTRATI SULLE PRIORITÀ E IGNORA IL SUPERFLUO

Un errore comune è quello di approcciare al lavoro senza un minimo di strategia e in modo approssimativo, affidandosi esclusivamente all’istinto o all’improvvisazione. Per evitare di ritrovarti confuso e sopraffatto dalle scadenze che si accumulano, definisci obiettivi chiari e ben precisi, sia per la giornata che per la settimana o il mese. Programma i tuoi impegni e suddividili in blocchi temporali nei quali ti dedicherai a un aspetto specifico del lavoro da portare a termine. Solo così potrai individuare le priorità e accorgerti degli aspetti secondari da trattare in un altro momento, finché riuscirai a renderti conto di quali sono problemi trascurabili o passaggi completamente inutili che puoi semplicemente trascurare.

#5 NON PROCRASTINARE

Se esiste un metodo sicuro per ritrovarsi con l’acqua alla gola è quello di rinviare continuamente ciò che, prima o poi, si dovrà comunque fare. Questo avviene perché un lavoro è molto complesso o particolarmente noioso, oppure quando crediamo di avere tutto il tempo per ultimarlo in seguito. Ovviamente è un procedimento mentale diffuso e difficile da modificare che conduce inesorabilmente a condizioni di elevato stress psico-fisico. Imparare ad affrontare in maniera diretta e “aggressiva” queste situazioni senza rinviarle nel tempo è estremamente complicato, ma riuscirci regala una sensazione di forza molto appagante e stimolante. Poiché le motivazioni sono il motore della produttività, è proprio sulla tendenza a procrastinare che sarà necessario intervenire con determinazione. Un trucco? Tutti noi abbiamo dei momenti della giornata in cui ci sentiamo più attivi e produttivi: qualcuno a metà mattinata, qualcuno all’ora di pranzo, altri ancora nel tardo pomeriggio, ecc. Ebbene, individua quando raggiungi il tuo momento di super produttività e dedicalo allo svolgimento di quei lavori difficili o noiosi che di solito rinvii a fine giornata, al giorno dopo o a quello dopo ancora. Servirà tempo per acquisire questa abitudine ma ti ripagherà di ogni sforzo.

#6 FAI UN PASSO ALLA VOLTA

Siamo portati a credere che il multitasking sia qualcosa di assolutamente positivo e direttamente connesso alla produttività. Tuttavia, non è sempre vero. Cambiare argomento di continuo, passare da un lavoro a un altro completamente diverso o dedicarsi a più attività contemporaneamente rischia di essere una grande perdita di tempo e di concentrazione. Certo, aiuta a diversificare la giornata e a rompere la monotonia, ma il rovescio della medaglia è quello di trovarsi costretti a cambiare impostazione e approccio in maniera “traumatica”, col rischio di impiegare più tempo del dovuto per concentrarsi come si deve. Pensiamo a uno studente: preparare contemporaneamente un esame di storia e uno di economia, magari passando da uno all’altro più volte nello stesso giorno, significa avventurarsi ogni volta in un campo radicalmente diverso che necessita di un metodo di apprendimento completamente differente.
Perciò, per evitare confusione e perdite di tempo evitabili, stabilisci un tema da dare alla tua giornata e concentrati solo su quello: fare meno cose insieme non significa fare di meno.

#7 PORTATI AVANTI CON IL LAVORO

Qualche volta capita di finire in anticipo il lavoro programmato e trovarsi senza niente da fare. Non molto spesso, a dire il vero, ma capita. La grande tentazione è quella di prendersi una lunga pausa fino al termine della giornata e, a volte, è la cosa migliore da fare. Ma se la giornata non è stata particolarmente impegnativa e quelle successive sai già che saranno piene e complicate, portarsi avanti col lavoro si rivelerà una saggia decisione.
Anziché sprecare tempo quando ne hai molto a disposizione, cerca di guadagnarne per quei momenti in cui ti servirà davvero: riuscirai a portare a termine progetti più complessi con maggiore scioltezza, faticando molto meno del previsto e senza ridurti all’ultimo con le consegne!